Nowoczesne biuro rzadko stoi w miejscu przez dłuższy czas. Na horyzoncie zawsze pojawia się jakaś nowość, nowe krzesła biurowe ze wszystkimi śpiewającymi i tańczącymi funkcjami, nowy rodzaj technologii i nowe aranżacje biurek, zaprojektowane z myślą o zwiększeniu produktywności, a głównym celem jest zysk.

Mając to na uwadze, co powiesz na biura, które zmieniają cały swój wystrój, włączając różne obszary, różne systemy i sposoby pracy oraz próbując stworzyć miejsce pracy, które skupia się na osobie i zadaniu, a nie na zwykłym trybie pracy od 9 do 5?

O zwinnym miejscu pracy jest ostatnio głośno, ponieważ stało się ono tak popularne. W tym przewodniku dowiesz się, czym jest zwinne miejsce pracy, co obejmuje, jakie są jego zalety i wady, a także porozmawiamy o tym, jak możesz wprowadzić je do swojego biura i jak się do tego zabrać. Porozmawiamy także o nowoczesnych meblach biurowych, które najlepiej pasują do tego typu przestrzeni.

Należy również podkreślić, że praca zwinna funkcjonuje oczywiście w ramach zwinnego miejsca pracy. W takim przypadku miejsce pracy ułatwia system pracy, sprawiając, że cała układanka układa się w całość.

Nie da się ukryć, że przejście ze zwykłego środowiska biurowego na zwinny sposób pracy wymaga pewnego okresu dostosowawczego i prawdopodobnie będzie wymagało inwestycji w postaci nowych mebli biurowych, a być może nawet całkowitej zmiany lokalizacji biura.
Mimo to nakłady są zazwyczaj uważane za warte zachodu, a zrozumiesz dlaczego, gdy zaczniemy omawiać zalety tego typu pracy. Oczywiście wszystko ma swoją drugą stronę, dlatego omówimy również ewentualne minusy, abyś miał pełny obraz sytuacji przed podjęciem decyzji o przejściu na zwinną ścieżkę.

Zatem zapnij pasy, zaraz wyruszymy na wycieczkę po świecie zwinnego miejsca pracy.

Co tak naprawdę oznacza pojęcie zwinności?

Termin "zwinny" jest używany na wiele różnych sposobów i ma wiele konotacji. W tym przypadku jednak zwinne miejsce pracy to takie, które koncentruje się na wykonywanym zadaniu i dobrym samopoczuciu pracowników. Oznacza to, że pracownicy będą decydować, gdzie usiąść w biurze, a nawet gdzie pracować w ogóle, aby uzyskać jak najlepszy rezultat zadania, które mają przed sobą. Oznacza to również, że mogą być elastyczni pod względem tego, jak się czują i jak najlepiej skoncentrować się przy swoich eleganckich biurkach.

Jak wygląda praca zwinna? W niektórych przypadkach może to oznaczać pracę w domu, pracę w przestrzeni co-workingowej, pracę w części biura przeznaczonej do współpracy lub pracę w cichym miejscu, które nie będzie rozpraszać uwagi. Chodzi o to, by ocenić zadanie i wykorzystać odpowiedni obszar do jego optymalnego wykonania.

Na podstawie tego opisu można sobie wyobrazić, że zwinne miejsce pracy składa się z kilku różnych obszarów, w tym obszaru do współpracy, obszaru do cichej pracy, z luksusowymi fotelami biurowymi, miejscami do odpoczynku, miejscami do pracy przy biurku, magazynami biurowymi i obszarami zasobów, a także miejscami spotkań i stołówkami/przerwami. Główna przeszkoda w realizacji tego wszystkiego? Przestrzeń.

Jeśli masz małe biuro, możesz odrzucić czat i pomyśleć, że po prostu nie masz wystarczająco dużo miejsca, aby to wszystko wprowadzić. Małe biuro nie jest poważnym problemem, wymaga po prostu kreatywnego myślenia. Aby pomóc Ci zrozumieć, jak możesz kontynuować model zwinny nawet z małym biurem, poświęcimy temu zagadnieniu osobny rozdział nieco później. Na razie nie zwlekaj!

Aby dowiedzieć się nieco więcej o tym, jak wygląda i jak się czuje zwinne miejsce pracy, sprawdź tę przydatną infografikę.

Źródło: www.spectrumworkplace.co.uk/agile-working-the-5-essential-elements-infographic

Jak widać, pracownicy mogą przyjść do pracy rano i zdecydować, gdzie usiądą, w zależności od zadania, które mają do wykonania. Pod wieloma względami różni się to od hot desking, ponieważ jest całkowicie skoncentrowane na zadaniu, ale także na dobrym samopoczuciu pracownika. Gorące biurka zazwyczaj budzą strach w sercach pracowników biurowych, ponieważ odbierają im poczucie posiadania biurka, które można by nazwać domowym. Praca zwinna tego nie czyni - po prostu zachęca pracowników do przemieszczania się i pracy tam, gdzie czują się komfortowo i gdzie ich zdaniem można najlepiej wykonać zadanie. Praca zwinna jest elastyczna i daje poczucie bardziej kreatywnego i swobodnego podejścia.

Wspomnieliśmy wcześniej, że przejście na zwinne miejsce pracy może zająć pracownikom trochę czasu, aby się do niego przyzwyczaić, i może się zdarzyć, że napotkasz na pewien opór, zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy są związani z firmą od dłuższego czasu. Istnieją sposoby na obejście tego problemu i ponownie poświęcimy temu zagadnieniu osobną sekcję, aby pomóc Ci pokonać wszelkie potencjalne przeszkody na drodze do sukcesu zwinności.

Plusy i minusy zwinnego miejsca pracy

Czy po naszym wstępnym wyjaśnieniu, czym jest zwinne miejsce pracy, czujesz, że może być ono przydatne dla Twojej firmy? Jeśli nadal jesteś niezdecydowany lub potrzebujesz trochę więcej perswazji, omówmy plusy i minusy, a na koniec tej części przekonasz się, jakie są Twoje odczucia.

Plusy zwinnego miejsca pracy

• Wyższe morale - Idea zwinnego miejsca pracy polega na tym, że pracownicy mogą wybrać, gdzie najlepiej im się pracuje, w zależności od zadania, które mają do wykonania. Oznacza to, że można im zaufać w podejmowaniu tych decyzji, co pomaga zwiększyć morale i zaangażowanie pracowników. Zwinne miejsce pracy jest także zróżnicowane i elastyczne, co daje bardziej pozytywną i kreatywną atmosferę. Wszystkie te elementy przyczyniają się do wzrostu morale i sprawiają, że pracownicy chcą chodzić do pracy, a także dokładać wszelkich starań.
• Lepsza równowaga między życiem prywatnym i zawodowym - praca zwinna oznacza, że pracownicy mogą pracować tam, gdzie uważają, że jest to najlepsze rozwiązanie dla danego zadania, co oznacza również pracę w domu lub w przestrzeni co-workingowej, jeśli uważają, że jest to najlepsze rozwiązanie. Dla pracowników, którzy mają obowiązki poza pracą, np. mają małe dzieci, możliwość pracy w domu jest idealnym rozwiązaniem zapewniającym lepszą równowagę między życiem prywatnym i zawodowym.
• Większa satysfakcja z pracy - Wiele osób uważa, że praca zwinna może zwiększyć satysfakcję z pracy, po prostu ze względu na wyższe morale i zróżnicowane miejsce pracy. W pracy zwinnej nie ma żadnych zasad jako takich, więc pracownik może wprowadzać zmiany w swoim dniu, które odpowiadają jemu i zadaniu, unikając w ten sposób sytuacji, które sprawiają, że dzień pracy jest długi i uciążliwy.
• Mniej czynników rozpraszających - Prawdopodobnie popełnianych jest mniej błędów, ponieważ pracownicy mogą wybrać miejsce pracy, które najbardziej im odpowiada.
  Oznacza to mniejsze rozproszenie uwagi, a tym samym mniej błędów, które mogą mieć bardzo niekorzystny wpływ na firmę i klientów.
  
• Pomaga w rekrutacji i utrzym aniu pracowników - zwinne miejsca pracy to atrakcyjne miejsca pracy, więc pomoże to firmie przyciągnąć nowe talenty, a także zatrzymać wartościowych pracowników, których już posiada. Jeśli spojrzeć na firmy takie jak Apple czy Google, które stosują zwinne metody pracy, to są to firmy, w których każdy chciałby pracować! Miejmy nadzieję, że wszyscy pracownicy pokochają zwinność.
• Pomaga pracownikom niepełnosprawnym - Jeśli w firmie są pracownicy niepełnosprawni, praca zwinna jest dla nich lepszym rozwiązaniem, ponieważ mogą wybrać miejsce, w którym najlepiej im się pracuje. Zwiększa to satysfakcję z pracy takiego pracownika i ogólne morale.
• Mniej utraconych dni chorob owych - Wyższe morale i satysfakcja z pracy oznacza mniej utraconych dni chorobowych w firmie, co może przekładać się na ogromne straty przychodów w skali roku. Zwinne miejsce pracy stawia na dobre samopoczucie, tzn. mniej czynników rozpraszających, miejsca na przerwy, miejsca, w których można się rozerwać, atmosferę pracy zespołowej, a to samo w sobie pomaga zmniejszyć liczbę dni absencji chorobowej pracowników.
• Wyższy poziom produktywności - Prawdopodobnie największą zaletą, którą zajmiemy się nieco bliżej, jest wyższa produktywność. Porozmawiamy o tym za chwilę, więc nie będziemy teraz wchodzić w szczegóły, ale zwinne miejsce pracy z pewnością zwiększa produktywność, co z kolei przekłada się na wzrost zysków.

Wady zwinnego miejsca pracy

Wszystko ma swoje minusy, a zwinne miejsce pracy nie jest inne. W Calibre Office Furniture wierzymy, że należy przedstawić pełny obraz sytuacji, abyś mógł podjąć własną decyzję, mając wszystkie informacje pod ręką. W takim razie, oto minusy związane z pracą zwinną.
Przekonasz się, że wad jest znacznie mniej niż zalet!

• Koszty początkowe - Kiedy po raz pierwszy zdecydujesz się przejść na pracę zwinną, prawdopodobnie będziesz musiał dokonać kilku zakupów lub zmian w przestrzeni biurowej. To oczywiście będzie wiązało się z kosztami. Planując odpowiednio i rozważnie zakupy, można wprawdzie ograniczyć ich wysokość, ale na początku trzeba liczyć się z kosztami początkowymi.
• Możliwy opór pracowników - Ponieważ praca zwinna jest pod pewnymi względami stosunkowo nowa, może się zdarzyć, że niektórzy pracownicy nie do końca ją zrozumieją, gdy zostanie im po raz pierwszy przedstawiona. Może to prowadzić do niewielkiego oporu wobec zmian i utrudniać życie, dopóki nie przyzwyczają się do tego, co się dzieje. Więcej szczegółów na ten temat omówimy nieco później, ale na razie warto się nad tym zastanowić.
• Brak struktury - praca zwinna oznacza, że pracownicy nie przychodzą do pracy codziennie o 9 rano i nie siedzą przy tym samym biurku do 17:00, ale że jest w niej znacznie mniej struktury i znacznie więcej elastyczności. Ma to również swoje minusy, a są nimi mniejsza przewidywalność. Pracodawcy mogą nie wiedzieć, kiedy niektórzy pracownicy będą pracować w domu lub w innym miejscu, dlatego też należy zapewnić odpowiedni system komunikacji, aby problem ten nie stał się nie do pokonania. Ponadto niektórzy pracownicy mogą nie pracować dobrze bez struktury, a wszystko sprowadza się do typów osobowości w danym biurze. W tym przypadku kluczowe znaczenie ma ostrożne i powolne wprowadzanie pomysłu oraz wspieranie tych pracowników do czasu, aż poczują się lepiej w nowym systemie.
• Małe biura mogą mieć trudności, ale nie jest to niemożliwe - Wspomnieliśmy wcześniej, że małe biuro nie musi być przeszkodą dla zwinnej pracy i nadal jest to prawdą. Mimo to mniejsze biuro nie będzie w stanie zapewnić tak wielu funkcji zwinnych, jak większe. Może to mieć negatywny wpływ na ogólne wrażenia.
• Koszty energii w obszarach niezamieszkanych - Możliwe, że pewne części biura pozostają niezamieszkane w określonych godzinach. Jeśli nie zostaną podjęte środki zapewniające, że żadne światło nie jest włączone, nic nie pozostaje w stanie gotowości, może dojść do marnowania energii.
• Ryzyko związane z bezpieczeństwem i higieną pracymoże się nieznacznie zwiększyć - większa przestrzeń i więcej obszarów do pracy oznacza nieco większe ryzyko wystąpienia problemów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Firmy mogą sobie z tym poradzić, regularnie przeprowadzając szczegółowe oceny ryzyka i dbając o to, aby wszystkie podstawy zostały uwzględnione.

Jak widać, istnieją możliwe minusy pracy w sposób zwinny, ale wszystkie te problemy można przezwyciężyć dzięki odpowiedniemu planowaniu od samego początku i wdrożeniu systemów zapewniających brak problemów na bieżąco. Każda firma powinna spodziewać się kilku problemów związanych z wprowadzeniem nowego systemu, zwłaszcza jeśli pracownicy są z nią związani od dłuższego czasu.
Upewnienie się, że wszystko zostało wcześniej dobrze przemyślane, pozwoli uniknąć przykrych niespodzianek, a dzięki starannemu zarządzaniu przestrzenią można stworzyć zwinne miejsce pracy, dysponując zarówno małym, jak i dużym budżetem.

Dlaczego zwinność oznacza wyższy poziom produktywności?

W sekcji "Plusy i minusy" poruszyliśmy kwestię wyższego poziomu produktywności, ale jest to coś, w co naprawdę musimy zagłębić się nieco bardziej.

Firmy dążą do tego, aby produktywność była ważniejsza od większości innych rzeczy. Dlaczego? Ponieważ produktywność oznacza zyski. Im wyższy poziom produktywności, tym większe potencjalne zyski, dlatego sensowne jest, aby firmy skupiały się na tym w jak największym stopniu.

Morale ma bezpośredni związek z wydajnością. Jeśli pracownik czuje się doceniany, zadowolony z miejsca, w którym się znajduje, otrzymuje wsparcie i lubi swoją pracę, zawsze będzie pracował ciężej, być może wykraczając poza to, czego się od niego oczekuje. Będą wpadać na więcej pomysłów, ich kreatywność będzie rosła, a oni sami będą przekraczać granice, które w przeciwnym razie stanowiłyby przeszkodę. Kiedy cały zespół pracowników czuje się w ten sposób, będzie miał większą wydajność pracy. To właśnie jest produktywność! Wyższa produktywność oznacza większą sprzedaż, więcej kontaktów, więcej potencjalnych klientów, a w zasadzie oznacza więcej pieniędzy wpływających do firmy.

Skupianie się na produktywności nie ma żadnych wad, ale aby to osiągnąć, musisz najpierw skupić się na morale.

Nie jest dobrze mieć miejsce pracy, w którym panuje niskie morale. W takim przypadku pracownicy będą robić tylko to, co muszą, zanim będą mogli wrócić do domu, i w rezultacie o wiele częściej będą zgłaszać się na zwolnienia lekarskie. Istnieje większe prawdopodobieństwo popełniania błędów, co odbija się na klientach i kontrahentach. Niskie morale może doprowadzić do upadku firmy - to naprawdę poważna sprawa.

Jak zatem wygląda kwestia zwinnej pracy?

Zwinne miejsca pracy i zwinne metody pracy pozwalają pracownikom podejmować decyzje za siebie. Może on zdecydować się na pracę przy zwykłym biurku i wykonać zadanie przy niewielkiej ilości czynników rozpraszających, być może używając przegród biurowych, aby pomóc mu skoncentrować się na tym, co ma zrobić. Po wykonaniu zadania, z poczuciem pewności, że zostało ono dobrze wykonane, mogą przejść do obszaru współpracy i przeprowadzić burzę mózgów ze swoim zespołem na temat nowego produktu, który jest na horyzoncie.
Daje to najlepsze z obu światów. Wykonywanie pracy i związane z tym poczucie spełnienia, a także praca zespołowa i związane z nią bardziej towarzyskie i radosne nastroje.

Praca zwinna daje możliwość wyboru i elastyczność. Ponadto, jeśli pracownik ma małe dzieci, a jedno z nich czuje się nieco gorzej, może zadzwonić do swojego przełożonego i powiedzieć, że tego dnia będzie pracował w domu. Oznacza to, że pracownik może mieć oko na swoje małe dziecko, a jednocześnie może kontynuować pracę; nie ma straconego dnia pracy dla firmy, a dla pracownika nie ma stresu związanego z niestawieniem się do pracy i być może poczucia winy z tym związanego.

To rozwiązanie jest korzystne!

Aby zobaczyć, jak w praktyce może wyglądać sytuacja pracy zwinnej, obejrzyj ten film. Należy jednak pamiętać, że rzeczywisty model pracy zwinnej w każdej firmie będzie się nieco różnił. Na filmie widać, że James zabiera do pracy swój własny laptop - w Twojej firmie może to nie mieć miejsca, ale warto się nad tym zastanowić.

Kluczowe elementy zwinnego miejsca pracy

Na naszej wcześniejszej infografice wspomnieliśmy o różnych przestrzeniach, które składają się na zwinne miejsce pracy, więc zagłębmy się w nie teraz i wyjaśnijmy, czym są i dlaczego są potrzebne.

Podstawą zwinnego miejsca pracy jest otwarty plan biurowy. Oznacza to, że w biurze można wydzielić różne strefy i obszary, ale wszystkie one ze sobą współgrają. Pozwala to uniknąć segregacji i sprawia, że każdy może pracować razem i współpracować, gdy tego potrzebuje, ale zastosowanie dodatkowych rozwiązań, takich jak ekrany biurowe i panele akustyczne, może odciąć hałas w tle dla tych, którzy muszą skoncentrować się na pracy w ciszy i spokoju.

Oczywiście, praca zwinna oznacza także, że pracownicy mogą okazjonalnie pracować w domu lub w innym miejscu, ale to właśnie zwinne miejsce pracy jest główną bazą. Przez większość czasu wszyscy pracownicy będą przebywać w biurze, ale to, w której jego części, zależy całkowicie od zadania, które mają wykonać.

Na planie otwartym znajdują się następujące przestrzenie:

Przestrzenie do przerw

Przestrzeń do odpoczynku to prawdziwie elastyczna przestrzeń, która może być wykorzystywana do wszelkich zadań, począwszy od spotkań w ramach burzy mózgów, szybkich doraźnych rozmów między współpracownikami na temat projektu, zrobienia sobie pięciominutowej przerwy w pracy, po wszelkie zadania, w przypadku których pracownik po prostu czuje, że chciałby wykorzystać swobodną atmosferę przestrzeni do odpoczynku.

Przestrzeń do odpoczynku często znajduje się w głównym środowisku biurowym, ale zazwyczaj w jednej części lub z tyłu. Oznacza to, że rozmowy prowadzone w tej przestrzeni nie będą denerwować ani rozpraszać nikogo, kto znajduje się w strefie ciszy. Z tego powodu dobrym pomysłem jest umieszczenie miejsca na przerwę w pobliżu strefy współpracy.

Dobrym pomysłem na przestrzeń do pracy są modułowe kolekcje siedzisk, ale można też sięgnąć po kabiny biurowe i inne dedykowane meble, które zapewnią kolorową i pomysłową atmosferę oraz elastyczność.

Strefy przyziemienia

Strefa przyziemienia to tak naprawdę swego rodzaju strefa przekroczenia i jest idealna dla pracowników, którzy przychodzą do biura na krótki czas, np. aby oddać pracę, wysłać kilka e-maili itp. Jest to dobre miejsce dla pracowników zdalnych, którzy chcą się skontaktować z biurem, oraz dla tych, którzy danego dnia pracują poza biurem i potrzebują czegoś szybko lub w biegu.

Można zakupić specjalne meble do strefy przyziemienia lub po prostu wykorzystać wielofunkcyjne stoły o odpowiedniej wysokości i wysokie stołki, aby stworzyć wrażenie strefy szybkiego "wejścia". Pamiętaj, że strefa przylotów nie ma być miejscem, w którym pracownicy pracują przez dłuższy czas, dlatego może być urządzona w bardziej swobodny sposób.

Strefy ciszy

Strefa ciszy to, jak sama nazwa wskazuje, część biura, która może być wykorzystywana do cichej pracy. Jest to zazwyczaj praca wykonywana indywidualnie, a nie w ramach zespołu lub współpracy. Pracownicy mogą przychodzić do tej przestrzeni, gdy naprawdę chcą się skoncentrować bez rozpraszających bodźców.

Z oczywistych względów dobrze jest umieścić tę część zwinnej przestrzeni roboczej z dala od strefy współpracy, ale w celu stworzenia bardziej prywatnego i skoncentrowanego środowiska można użyć poduszek na biurka lub paneli akustycznych, aby wyciszyć istniejący biały szum lub rozmowy w tle.

W tej części biura powinny znajdować się ergonomiczne krzesła, tworzące wygodne i przyjazne środowisko, w którym nic nie będzie przeszkadzać. Zamiast zwykłych mebli, ta część biura powinna być bardziej uporządkowana, dlatego warto pomyśleć o biurze z wyższej półki, na przykład z drewnianymi biurkami dla kadry kierowniczej, które nadadzą mu uporządkowany i profesjonalny charakter.

Strefy współpracy

Strefa współpracy, będąca całkowitym przeciwieństwem strefy ciszy, służy do prowadzenia rozmów, pomysłów, burzy mózgów i dyskusji na tematy, które wymagają podejścia zespołowego, a nie indywidualnego. Ta przestrzeń powinna być bardziej swobodna i nastawiona na kreatywność i pomysły. Możesz udekorować tę przestrzeń w jasny i pomysłowy sposób, aby jeszcze bardziej promować kreatywne rozwiązania i pomysły.

Pomyśl o meblach biurowych do współpracy, aby wspomóc ten proces, lub jeśli chcesz być nieco bardziej elastyczny, możesz również rozważyć tanie modułowe meble biurowe, które można przenosić z miejsca na miejsce w miarę pojawiających się potrzeb.

Taka przestrzeń powinna być swobodna, ale subtelnie uwzględniać wszystko, aby ułatwić przepływ pomysłów. Biurka z regulowaną wysokością są również możliwym dodatkiem do takiej przestrzeni, ponieważ proces siedzenia, a następnie stania jest znany z tego, że zwiększa przepływ krwi do mózgu, dając tym samym impuls do skupienia i kreatywności w tym samym czasie.

Miejsca spotkań

Prawdopodobnie miejsca spotkań będą oddzielone od głównego biura na planie otwartym, ale uwzględnimy je tutaj, ponieważ muszą one być częścią całego środowiska i stanowić ważny segment.

Pomimo faktu, że przestrzenie konferencyjne znajdują się zwykle w oddzielnym pomieszczeniu, ze względu na poufność i prywatność, nie oznacza to, że muszą być formalne i "duszne". Jeśli chcesz, możesz udekorować swoją przestrzeń konferencyjną w tym samym stylu, co zwinną przestrzeń roboczą, zachowując kreatywność i otwartość. Warto pomyśleć o okrągłych stołach do sal konferencyjnych, w przeciwieństwie do tradycyjnego stołu z litego dębu.

Meble do sali konferencyjnej mogą być modułowe, tak jak w przypadku obszaru współpracy, co pozwoli Ci na ich przechowywanie w razie potrzeby i przenoszenie.

Jest bardziej prawdopodobne, że zewnętrzni klienci będą korzystać z Twojej przestrzeni konferencyjnej, ponieważ ze względu na nieformalny charakter zwinnego miejsca pracy, spotkania zespołu będą się odbywać w strefie współpracy lub w przestrzeni do odpoczynku. Jeśli jednak musisz zorganizować formalne spotkanie lub jeśli jest zbyt wielu pracowników, których trzeba zebrać w jednym czasie, miejscem docelowym może być przestrzeń spotkań.

Jak pokonać problemy z przestrzenią

Ogólnie rzecz biorąc, aby przestrzeń spełniała kryteria zwinności, musi obejmować wszystkie te obszary, jednak jeśli masz mało miejsca, możesz zmodyfikować kilka z nich i ewentualnie połączyć je razem. Jedyne dwie przestrzenie, które w 100% muszą być oddzielne, to strefy współpracy i ciszy. Powody mówią same za siebie, ale jeśli nie masz dodatkowego miejsca, możesz połączyć swoją przestrzeń do pracy i przestrzeń do pracy z dotykiem.

W zależności od tego, jak wiele spotkań odbywa się w organizacji, można również wykorzystać przestrzeń spotkań jako strefę ciszy i zapewnić solidny system rezerwacji spotkań, które muszą się odbyć. Nie jest to opcja idealna, ale może się sprawdzić, jeśli naprawdę masz do dyspozycji małe biuro i chcesz być tak zwinny, jak to tylko możliwe.

Meble, które oszczędzają miejsce, również mogą być dobrym rozwiązaniem. Wybierz więc składany stół zamiast dużego biurka do burzy mózgów i pomyśl o składanej sofie, a nie o sofie, która jest statyczna i nie można jej przesuwać. Meble modułowe są również dobrym rozwiązaniem dla małych przestrzeni, ponieważ można je łatwo przenosić, a także łatwo przechowywać.

Radzenie sobie z oporem pracowników

Choć w tym momencie wszystko to prawdopodobnie brzmi fantastycznie, może pojawić się jedna przeszkoda - niektórzy pracownicy mogą się nie zgodzić.
To normalne, że można spodziewać się niewielkiego oporu wobec zmian, a jeśli masz pracowników, którzy pracują w firmie od dłuższego czasu, nie będą oni chcieli wprowadzać hurtowych zmian w środowisku, w którym pracowali przez lata. Jest to część bycia człowiekiem i nie można ich za to winić. Możesz jednak podejść do tej sytuacji w odpowiedni sposób i złagodzić skutki zmian. Jeśli uda Ci się to zrobić właściwie, złagodzisz napięcia i niepokój, a Twoi pracownicy dostrzegą zalety, a nie negatywy.

Najlepiej podejść do tego w następujący sposób:

• Bądź otwarty i szczery w kwestii swoich planów
• Przedyskutuj kwestię zwinnego miejsca pracy z pracownikami i zapytaj ich o zdanie, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek decyzje
  - Upewnij się, że pracownicy wiedzą, że na tym etapie jest to tylko pomysł, a nie konkretny plan.
  
• Zorganizuj grupę fokusową, która przedstawi plusy i minusy, możliwe pomysły i przeprowadzi wspólną burzę mózgów.
  W ten sposób angażujesz pracowników i jest bardziej prawdopodobne, że uznają to za pozytywną zmianę.
  
• Unikanie podejmowania decyzji na własną rękę
• Pozwól pracownikom obejrzeć filmy o tym, jak zwinna praca może przynieść im korzyści, i pomyśl o zaproszeniu kogoś z innej firmy, kto pracuje w ten sposób. Dzięki temu każdy będzie mógł usiąść i porozmawiać z kimś, kto ma solidne doświadczenie, a nie tylko pomysły.

Przejście na pracę zwinną może zająć trochę czasu, ale ważne jest, aby przez cały czas zachowywać pozytywne nastawienie i jak najbardziej angażować pracowników. Jeśli uda Ci się to zrobić, będziesz w stanie ominąć ewentualny opór o wiele łatwiej niż gdybyś sam dokonywał wszystkich wyborów i po prostu mówił pracownikom, jak mają pracować. Pamiętaj, że morale jest niezwykle ważne, a to, jak poradzisz sobie z tą zmianą, może zaważyć na poziomie morale w Twoim biurze.

Kroki do stworzenia własnego zwinnego miejsca pracy

Jeśli przeczytałeś ten przewodnik i zdecydowałeś, że chcesz stworzyć własne zwinne miejsce pracy, następnym krokiem jest dokładne zaplanowanie wszystkiego.

Przyjrzyj się przestrzeni, którą dysponujesz, i zastanów się realistycznie, co możesz z nią zrobić. Możesz również poprosić o wizytę projektową, podczas której jeden z naszych specjalistów przyjdzie do Twojego biura i udzieli fachowej porady. Większość problemów można łatwo obejść przy odrobinie kreatywnego myślenia, ale może być konieczne wprowadzenie kilku zmian tu i ówdzie. Wspomnieliśmy o kilku z nich w części poświęconej ograniczonej przestrzeni, np. o wyborze opcji modułowych i łączeniu obszarów.

Gdy już jesteś pewien, jaką przestrzenią dysponujesz, nadszedł czas, aby omówić swoje plany z pracownikami. Zorganizuj grupę fokusową i poproś o pomysły. Jest całkiem możliwe, że któryś z pracowników wpadnie na kreatywny pomysł, który może całkowicie zmienić perspektywę Twoich planów i znacznie je ulepszyć. Jeśli nie zapytasz, nie dostaniesz! To również ułatwi pracę i utrzyma morale na wysokim poziomie.

Częścią planu jest także zakup potrzebnych mebli. Zrób rozeznanie i sprawdź, jakie opcje najlepiej pasują do Twojej przestrzeni.
Pomyśl nieszablonowo i zdecyduj się na przydatne dodatki, takie jak opcje zarządzania kablami w biurku, a może pomyśl o stołach o podwyższonej wysokości, aby wszyscy byli aktywni i zdrowi. Zwinna praca to nie tylko wykonywanie zadań i zwiększanie produktywności, ale także poprawa komfortu pracy pracowników oraz ich zdrowia i samopoczucia.

Zmiana wystroju wnętrza to coś, co można wprowadzić, a co jest zalecane przy przechodzeniu na model zwinny.
Ma to być jasna i kreatywna przestrzeń, warto więc pomyśleć o białych meblach biurowych, jasnych ścianach lub o stylu biofilskim, wprowadzając do wnętrza elementy natury. Chodzi o stworzenie przestrzeni, z której pracownicy będą mogli być dumni, a także takiej, która będzie niezwykle produktywna.

Przejście od zwykłej organizacji do zwinnego miejsca pracy będzie prawdopodobnie wymagało również szkolenia, tzn. wyjaśnienia pracownikom, jak to działa, podania przykładów, modeli, zaproszenia ludzi na rozmowy i upewnienia się, że wszyscy rozumieją elastyczną naturę systemu. Powinieneś spodziewać się, że przez pewien czas może wystąpić kilka problemów, ale z czasem same się one rozwiążą.

Wnioski

I tak to wygląda! Witamy w zwinnym miejscu pracy.
Nasze przedsięwzięcie w świecie zwinnej pracy i zwinnego miejsca pracy. Co sądzisz o tym temacie?

Zwinne miejsce pracy robi furorę w świecie biurowym, i to z bardzo pozytywnego powodu. Przejście na ten model sprawi, że przestrzeń biurowa stanie się świeższa, bardziej kreatywna i skoncentrowana, a w rezultacie wzrośnie morale. Mimo to jest to ogromna zmiana, z którą trzeba się zmierzyć, a przeprowadzenie jej we właściwy sposób ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz uniknąć potencjalnych problemów po drodze.

Pamiętaj, aby nie spieszyć się, pytać o rady i pomysły, zakupić najlepsze meble biurowe dla swoich potrzeb i dostosować cały model zwinny do potrzeb swojej firmy i pracowników jako całości.

Dziękujemy za lekturę!